2. SISTEM OTOMTISASI PERKANTORAN

1.Macam-Macam System Otomatisasi Kantor 

*System Komunikasi Elektonik

System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan systemteknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grupkerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voicemail, facsimile dan bulletin board system.Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yangmemungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dandidesain oleh orang lain

*system Kolaborasi Elektronik

Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukarankomunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakanuntuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam systemkolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerjadari jarak jauh dengan kantornya

*System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologiinformasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi darisystem pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonikdocument management, presentase graphics dan multimedia presentation.Elektonik document management (EDM) merupakana system penyimpanan documentyang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dandiproses kembali.Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan.Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapimemungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks,grafik, foto, suara dan video.

*System Pengolahan Kantor 

 System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikanaktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktopaccessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad,daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.

*System Elektronik Formal

 didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruhperusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM

*System Elektronik Informal

 tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saatdiperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS

2.Aplikasi Otomasisasi Kantor :

*Pengolahan kata (word Processing).

*Surat elektronik (electronic mail).

*Voice mail.

*Kalender elektronik (electronic calendaring).

*Konfrensi audio

*Konfrensi video.

*Konfrensi komputer.

*Transmisi faximile (FAX)

*Videotex.

*Desktop publishing.

 

3.Faktor-faktor Yang Mempengaruhi PilihanAplikasi Otomatisasi Kantor 

*Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidakakan mempertimbangkan konferensi audio dan video.

*Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik padakonferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.

*Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber olehsumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan