3.SISTEM INFORMASI ESKLUSIF

*.SISTEM INFORMASI EKSKLUSIF

Sistem informasi eksklusif adalah Suatu bagian yang menyediakan informasibagi eksekuif mengnai kinerja keseluruhan perusahaan.yang disingkat denganEIS. Mengirimkan, menganalisis, dan menyajikan informasi pada station kerjapara pengambil keputusan yang memberikan gambaran jelas kepadanyamengenai standar penting serta kejadian-kejadian, sebelum terlambatmenanganinya. Data khususnya gambaran pasar, informasi keuangan, danstatistik industri, dikumpulkan dari sistem pemrosesan bisnis on-line milikperusahaan dan organisasi pihak ketiga.Dalam membangun EIS para eksekutif menggunakan beberapa knsep dasaryang bertujuan memungkinkan para eksekutif dapat memantau seberapabaiknya knerja perusahaan dalam mencapai tujuannya.Faktor-faktor penentu keberhasilan penerapan EIS :

A.Sponsor Eksekutif 

Yang mengerti dan berkomitmen Eksekutif tngkat puncak (CEO) harusberfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS agar mampu menorongpenerapan EIS diperusahaan

B.Sponsor Operasi

 Jika sponsor eksekutif terlalu sibuk, maka sebagian tugas dilimpahkankepada eksekutif puncak lain sebagai sponsor operasi yang bekerja samadengan spesialis informasi unuk memastikan pelaksanaan pekerjaaan

C.Staf Jasa Informasi

 Yang Sesuaiharus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknologiinformasi, tetapi tahu juga cara eksekutif menggunakan system tersebut.

D.Teknologi Informasi Yang Sesuai

Penggunakan teknologi informasi harus benar-benar sesuai dengankeinginan eksekutif, tidak lebih atau kurang.

E.Manajemen Data

 Tidak hanya untuk menghasilkan informasi, eksekutif juga menginginkansejauh mana kemutakhiran dari data dan informasi yang dihasilkan.

F.Kaitan Yang Jelas Dengan Tujuan Bisnis

Sebagian besar EIS yang dirancang digunakan untuk memecahkanmasalah yang spesifik berkaitan dengan bisnis

G.Manajemen Atas Penolakan Organisasi

 Jika eksekutif menolak menggunakan EIS, perlu dilakukan upaya untukmendapatkan mengidentifikasikan satu masalah yang dihadapi eksekutif tersebut untuk penerapannya.

H.Manajemen Atas Penyebaran Dan Evolusi System

 jika manajer tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, maka

 manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang sama, karenamereka ingin mengantisipasi masalah   

dan memecahkannya

2. SISTEM OTOMTISASI PERKANTORAN

1.Macam-Macam System Otomatisasi Kantor 

*System Komunikasi Elektonik

System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan systemteknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grupkerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voicemail, facsimile dan bulletin board system.Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yangmemungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dandidesain oleh orang lain

*system Kolaborasi Elektronik

Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukarankomunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakanuntuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam systemkolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerjadari jarak jauh dengan kantornya

*System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologiinformasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi darisystem pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonikdocument management, presentase graphics dan multimedia presentation.Elektonik document management (EDM) merupakana system penyimpanan documentyang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dandiproses kembali.Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan.Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapimemungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks,grafik, foto, suara dan video.

*System Pengolahan Kantor 

 System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikanaktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktopaccessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad,daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.

*System Elektronik Formal

 didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruhperusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM

*System Elektronik Informal

 tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saatdiperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS

2.Aplikasi Otomasisasi Kantor :

*Pengolahan kata (word Processing).

*Surat elektronik (electronic mail).

*Voice mail.

*Kalender elektronik (electronic calendaring).

*Konfrensi audio

*Konfrensi video.

*Konfrensi komputer.

*Transmisi faximile (FAX)

*Videotex.

*Desktop publishing.

 

3.Faktor-faktor Yang Mempengaruhi PilihanAplikasi Otomatisasi Kantor 

*Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidakakan mempertimbangkan konferensi audio dan video.

*Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik padakonferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.

*Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber olehsumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan

APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

1.SISTEM PASAR

A. Perusahaan Multinasional

Perusahaan multinasional (multinational corporation –  MNC) adalah  perusahaan yang beroperasi melintasi berbagai produk, pasar, bangsa, dan budaya. MNC terdiri dari perusahaan induk dan sekelompok anak perusahaan. Anak-anak  perusahaan tersebut tersebar secara geografis dan masing-masing mungkin memiliki tujuan, kebijakan dan prosedur sendiri. Dengan bentuk tersebut, MNC mungkin merupakan bentuk organisasi paling rumit yang keberadaannya saat ini meluas. Aktivitas setiap perusahaan dipengaruhi oleh kondisi internal dan eksternal, dan bagi MNC lingkungannya memiliki lingkup global. MNC merupakan suatu sistem terbuka tetapi berusaha meminimumkan ketidakpastian yang ditimbulkan oleh

lingkungan. Ketidakpastian dalam hal ini adalah “perbedaan antara jumlah informasi

yang diperlukan untuk melaksanakan suatu tugas dan jumlah informasi yang telah

dimiliki oleh organisasi”. Karena ketidakpastian melibatkan informasi, para eksekutif

MNC dengan mudah melihat bahwa mereka dapat mengatasi pengaruh-pengaruh lingkungan dengan menggunakan secara baik teknologi informasi. MNC membuat sistem pengolah informasi yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka dari segi  pengaruh lingkungan dan warisan administratif. Perusahaan yang berhasil membuat sistem yang cocok memiliki peluang terbaik mencapai kinerja yang baik, mereka yang gagal berisiko tinggi mengalami kinerja yang buruk. Tempat yang baik untuk memulai mempelajari pemakaian komputer di pasar internasional adalah struktur organisasi yang tepat (menurut William Egelhoff dari Fordham University) mengidentifikasi 4 struktur yang berbeda, yakni:

1. Divisi Fungsional Sedunia (Worldwide Functional Divisions)

Anak perusahaan diorganisasikan menurut jalur fungsional-manufaktur,  pemasaran dan keuangan. Bidang-bidang fungsional dari anak perusahaan melapor langsung pada pasangan fungsional mereka di perusahaan induk. Dengan demikian data yang mengintegrasikan seluruh operasi perusahaan tidak terdapat  pada tingkat yang lebih rendah. Sehingga perencanaan strategis MNC harus dilakukan pada tingkat eksekutif puncak di perusahaan induk.

 

2. Divisi Internasional (International Divisions

) Semua anak perusahaan di luar negeri melapor pada divisi internasional MNC yang terpisah dari divisi domestik.

3.Wilayah Geografis (Geographic Regions)

MNC membagi operasinya menjadi wilayah-wilayah dan tiap wilayah  bertanggung jawab atas anak-anak perusahaan yang berlokasi dalam batasnya. Tidak ada komunikasi antar wilayah, karena arus informasi dari tiap wilayah langsung dikoordasikan dengan staf dikantor pusat (perusahaan induk).

4. Divisi Produk Sedunia (Worldwide Product Divisions)

Perusahaan diorganisasikan menurut jalur divisi produk, dan tiap divisi  bertanggung jawab atas operasi mereka sendiri di seluruh dunia. Sehingga memungkin MNC lebih mudah mengenali beragam kebutuhan produk dari  berbagai anak perusahaan dan menyesuaikan lini produk menurut kebutuhan tersebut. Keempat struktur organisasi tersebut menyediakan hubungan pelaporan yang  berlainan antara perusahaan induk dan anak perusahaan.

B.Dimensi-dimensi struktural Pengolahan Informasi dan Pemrosesan Informasi

1.Dimensi

 dimensi Struktural Pengolahan Informasi Pengolahan informasi suatu MNC dapat dipandang sebagai berada pada dua  poros. Pada satu poros, pengolahan informasi cenderung mendukung aktivitas taktis atau strategis. Di poros yang lain, pemrosesan informasi cenderung menghubungkan masalah perusahaan atau Negara dengan masalah produk.

2.Pemrosesan Informasi taktis versus Strategis Pemrosesan informasi yang menangani transaksi harian dalam volume besar disebut pemrosesan informasi taktis. Pemrosesan ini biasanya dilakukan oleh system informasi akuntansi. Pemrosesan informasi strategismelibatkan  penyaringan dan pengikhtisaran data akuntansi untuk menonjolkan masalah-masalah tingkat tertinggi.

 3.Informasi Perusahaan dan Negara versus informasi Produk Informasi yang dihasilkan MNC dapat dipisahkan dalam dua golongan besar, yang satu menggambarkan produk-produk perusahaan, dan yang lain menggambarkan perusahaan dan Negara tempat beroperasinya perusahaan.

 

4.Lokasi dari Kapasitas Pengolahan Informasi MNC Dimensi-dimensi pengolahan informasi MNC dapat dikombinasikan dengan empat jenis struktur organisasi MNC untuk mengidentifikasikan unit-unit dan individu-individu yang memerlukan informasi khusus.

C.Perlunya Koordinasi Dalam MNC

Koordinasi merupakan kunci mencapai keunggulan kompetitif dalam pasar global. Perusahaan yang tidak mampu mendapatkan kontrol strategis atas operasi internasionalnya dan mengelolanya dengan koordinasi global tidak akan berhasil dalam pesatnya ekonomi internasional. Kemajuan teknologi informasi dan telekomunikasi serta metodologi pada dekade terakhir ini telah membuat koordinasi global menjadi lebih mudah. Banyak keuntungan yang dapat diperoleh MNC dengan memiliki kemampuan pengolahan informasi yang baik, yang didasarkan pada kemampuan koordinasi global. Keuntungan tersebut mencakup :

 1.Fleksibel dalam memberi respon terhadap pesaing diberbagai negara;

2.Kemampuan memberi respon terhadap suatu perubahan meningkat;

3.Kemampuan mengikuti kebutuhab pasar di seluruh dunia;

4.Kemampuan mentransfer pengetahuan antar unit di berbagai negara;

5.Biaya operasional keseluruhan berkurang;

6.Peningkatan efisiensi & efektivitas dalam memenuhi kebutuhan pelanggan;

7.Kemampuan mencapai dan mempertahankan keragaman produk perusahaan, teknik produksi dan distribusi.

D.Strategi Bisnis Global

Telah diketahui bahwa MNC dapat mengadopsi berbagai struktur organisasi. MNC juga dapat memilih strategi yang akan mereka ikuti. Strategi Bisnis MNC (Christopher Bartlett & Sumantra Ghoshal) dikelompokan atas empat strategi, yaitu:

1.Strategi Multinasional

Perusahaan induk memberikan kebebasan kepada anak perusahaan untuk mengembangkan produk dan praktek mereka sendiri serta senantiasa memberikan  pelaporan keuangan (desentralisasi). Strategi ini menimbulkan kendurnya  pengendalian oleh perusahaan induk (kantor pusat), dan sistem informasi memudahkan desentralisasi dalam pengambilan keputusan strategis serta terdiri dari proses dan database yang beridiri sendiri (oleh anak perusahaan).

2. Strategi Global

Pengendalian ada di perusahaan induk (sentralisasi proses & database). Perusahaan berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan di seluruh dunia dengan  produk-produk standar. Produk untuk seluruh pasar dunia diproduksi secara sentarl dan dikirimkan ke anak-anak perusahaan. Hal tersebut mengakibatkan sebagaian  besar kapasitas sistem informasinya berlokasi diperusahaan induk dan terdapat sentralisasi proses dan database. Pengendalian sangat ketat dan strategi diatur oleh  pusat.

3.Strategi Internasional

Perpaduan strategi global (sentralisasi) dan strategi multinasional (desentralisasi). Strategi ini memerlukan suatu tim manajemen diperusahaan induk yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan menembus pasar global. Keahlian ini disediakan anak perusahaan yang digunakan untuk mengadaptasi produk, proses dan strategi perusahaan bagi pasar mereka sendiri. Dengan strategi ini akan menggunakan sistem interorganisasi yang menghubungkan proses dan database  perusahaan induk dengan anak perusahaan.

 

 

4.Strategi Transnasional

Perusahaan induk dan semua anak perusahaan bekerja sama memformulasikan strategi dan kebijakan operasi, mengkoordinasikan logistik agar produk mencapai  pasar yang tepat. Tercapainya efisiensi dan integrasi global serta fleksibilitas di tingkat lokal. Dari Gambar 4 terlihat rumitnya sistem pengendalian yang diperlukan, demikian pula arus sumber daya dari satu titik ke titik lain ketika  perusahaan berfungsi sebagai suatu sistem yang terkoordinasi. Selain itu menunjukkan kapasitas pemrosesan informasi yang tersedia pada tingkat anak  perusahaan. Ketika perusahaan menerapkan strategi transnasional, perusahaan mencapai integrasi dalam sistemnya dengan menggunakan standar yang diterapkan  pada skala internasional serta dengan arsitektur yang umum. Tim pengembangan menyertakan wakil dari berbagai anak perusahaan untuk memastikan bahwa sistem tersebut memenuhi kebutuhan local. Strategi transnasional menempatkan tanggung jawab yang besar pada pengelola database untuk memastikan keseragaman rancangan database di seluruh dunia